Стоимость любого учреждения — это настоящая черная дыра. Как это контролировать и понимать, где теряется чистая прибыль, мы выяснили вместе с ресторатором, который произвел революцию на калининградском ресторанном рынке и открыл потенциал местных продуктов.
❌ Главная ошибка ресторатора: не считать переменные затраты
Обычно предприниматели рассуждают так: чтобы рассчитать прибыльность бизнеса, нужно вычесть из выручки себестоимость, расходы на аренду и заработную плату сотрудников, затем полученную прибыль разделить на выручку и умножить на 100%. В результате вы получите вполне удовлетворительные цифры — 20-25%, иногда даже 30.
Тогда получается: на бумаге хорошая прибыль, но на деле денег нет. Черные дыры — это почти всегда переменные затраты, и эти затраты просто игнорируются в расчетах, концентрируясь только на постоянных затратах.
Переменные — это те, которые увеличиваются или уменьшаются в зависимости от объема производства, продаж или услуг. Константа не зависит от этих факторов.
🧁 Давайте объясним на примере торта
В июне ресторан испек 1200 тортов и потратил 200 000 ₽ на муку, яйца и свежие ягоды. В июле гости съели 2400 тортов, на изготовление которых было потрачено 400 000 ₽. Доходы растут, но растут и расходы. Это переменные затраты.
Но даже если ресторан не продаст ни одного пирожного, вам все равно придется платить аренду в полном объеме. Это фиксированные затраты.
Переменные затраты на питание включают расходы на питание сотрудников, плату за мобильную связь и плату за повторный прием гостей. Каждая статья расходов обычно составляет менее 1% от общих затрат, что является каплей в море по сравнению с постоянными затратами. Поэтому они, по-видимому, не играют особой роли и их можно игнорировать. Это классическая ошибка: если сложить все мелкие расходы, ваши ежемесячные расходы увеличатся в 10 раз.
Это частичный отчет о прибылях и убытках гастропаба Matsu Izakaya & Roku bar. Основной статьей расходов является фонд оплаты труда. Это постоянные затраты, которые составляют 25,52% всех расходов. Большинство переменных затрат составляют менее 1% валовой прибыли. Например, компания тратит 0,77% от общих расходов на питание сотрудников, 0,13% на сантехников и 0,02% на возврат средств гостям и мобильную связь%:
✅ Решение: бюджетировать все расходы
Чтобы в конце месяца не обнаружить, что владелец ресторана рассчитывал на одну выручку, а фактически получил другую, необходимо заложить в бюджет все: и постоянные, и переменные затраты.
Это самые болезненные факторы для организаций — о них часто забывают или их важность недооценивают.
Расходы на питание. В финансовых моделях важно учитывать процент себестоимости продуктов питания — отношение себестоимости блюда к его цене. Если взять в качестве примера Seasons Group, то эта доля составляет 35%. Далее необходимо постоянно контролировать это значение, чтобы оно оставалось на одном уровне. Если процент превышает 35%, мы принимаем меры: реорганизуем блюда, временно убираем несезонные блюда или пересматриваем меню. Переоценка — самая простая, но и самая крайняя мера, поскольку важно, чтобы место проведения мероприятия оставалось доступным для гостей.
Советы по жизни: как контролировать себестоимость и расходы на продукты питания
Чем ниже себестоимость продуктов питания, тем выше прибыль. Поэтому важно контролировать этот показатель как можно чаще: в идеале — раз в неделю. Тогда вы сможете вовремя заметить негативные изменения и что-то с ними сделать. Например, стоимость ингредиентов этого блюда на прошлой неделе составляла 25%, а на этой неделе — 29%. Возможно, его продажи упали, или мы купили товар у другого поставщика по непомерной цене. При этом следует контролировать себестоимость и наценку, которые тесно связаны с ценами на продукты питания.
Расчет всего этого вручную — долгий и сложный процесс. Saby Presto полностью автоматизирует вашу работу с помощью ключевых показателей ресторана. Программа сама отслеживает изменение цен у поставщиков и формирует наглядные отчеты. Она мгновенно отображает себестоимость и наценку полуфабрикатов и ингредиентов для каждого блюда: если наценка увеличилась, система выделяет блюдо зеленым цветом, а если уменьшилась, то красным. Это помогает принимать обоснованные решения: находить новых поставщиков, менять состав, сокращать производство или повышать цены.
Надежда Беляева, эксперт по автоматизации бизнес-процессов в HoReCa
арендовать. В финансовой модели расходы на аренду должны составлять около 10–12%. Если больше, то это катастрофа: когда кто-то выживает, выплачивая 15–20% от арендной платы, это скорее исключение, чем правило. Вести бизнес с такими расходами очень сложно. Рано или поздно владелец поймет, что он больше не владеет бизнесом и просто работает, чтобы платить аренду.
Фонд оплаты труда. Он не должен превышать 20%, и его также необходимо заложить в бюджет: учесть кадровый состав в финансовой модели и скорректировать с учетом текучести кадров. Допустим, мы знаем, что текучесть кадров летом выше, а это значит, что мы можем позволить себе платить зарплату большой команде. Зимой товарооборот падает, поэтому необходимо в начале осени пересмотреть расходы на заработную плату и сократить численность персонала в зале и на кухне.
Комиссии за обслуживание и эквайринг счетов. Раньше я работал помощником менеджера в агентстве. Мы взимаем комиссию за управление счетом, которую мы платим банку, и эта комиссия автоматически вычитается при зачислении средств на ваш счет. Поэтому по какой-то причине мы не рассматривали возможность приобретений, в результате чего в течение года у нас образовался довольно существенный дефицит денежных средств. Когда мы об этом узнали, стало ясно, что в ближайшие полтора месяца мы не будем прибыльными, поскольку нам нужно было как-то восполнить этот кассовый разрыв.
Агрегатор. Чтобы осуществить доставку через Яндекс.Еду или службу доставки, необходимо учесть множество факторов: в том числе комиссию за обслуживание в размере 35%, правильную упаковку еды, а также подготовить одноразовые столовые приборы и салфетки. Поэтому для работы с агрегатором стоимость продуктов питания должна быть существенно ниже, чем в физическом магазине. Важно это учитывать и оценивать, будет ли учреждению выгодно подключение к агрегатору.
Непредвиденные расходы.
Обратите внимание: Четвертый день похудения. Мой обед в сети ресторанов "РИС", еда на двоечку...
К ним относятся: поломка оборудования, пополнение складских запасов (что приводит к необходимости срочных выплат поставщикам), обновление стеклянной посуды и столовых приборов, сезонное оформление и индексация заработной платы. Хоть это и непредвиденные расходы, вам все равно нужно заложить их в бюджет: отложите определенный процент, чтобы потом не думать, где взять деньги.Как перестать терять прибыль: база и лайфхаки от Seasons Group
✍ Бюджет и график. В Seasons Group мы заранее планируем все возможные расходы. Если что-то пойдет не так, как планировалось, мы внесем коррективы в зависимости от оборота. Доходы падают — мы сокращаем заработную плату, закупки или переменные издержки. Мы увидели рост — мы наняли больше людей, увеличили складские запасы и вознаградили сотрудников.
🏅 Делегируйте обязанности и внедряйте KPI. За каждый расход отвечает конкретное лицо: менеджер, руководитель или шеф-повар. Их зарплаты привязаны к ключевым показателям эффективности. Чтобы заработать больше денег, менеджеры помогают нам экономить деньги: например, оптимизируя расходы на такси или питание сотрудников или сокращая складские запасы. Если они не контролируют свои расходы и позволяют процессу идти своим чередом, они теряют около 30% своего фонда заработной платы — сумму, которую мы включаем в наш KPI.
🌽 Используйте сезонные продукты. У нас есть сезонный календарь. Спрос и стоимость импортируемых нами товаров зависят от времени года, праздников и других внешних факторов. Это может помочь вам сократить расходы: например, нет смысла украшать десерт клубникой зимой, потому что это дорого.
В то же время нам всегда есть что предложить нашим гостям. Если бы мы знали о сезоне спаржи в Калининграде, мы бы приготовили немного спаржи, чтобы порадовать туристов, приехавших в несезон. Или мы отправляемся в лес с командой, чтобы собрать нежные шишки и сварить из них варенье, чтобы прокормиться до конца года. Таким образом, мы фактически удовлетворяем спрос на нашу продукцию по очень низкой цене, поскольку делаем все сами и получаем интересные вкусы, которые органично дополняют блюда.
Кроме того, это облегчает ресторанам работу над меню. Мы не думаем: «О, мне нужно приготовить рыбу». Мы просто смотрим на это и говорим: «Ну что ж, сейчас сезон корюшки — ладно, давайте приготовим корюшку».
🐟 Используйте пробелы. Эта история пересекается с сезонными продуктами. Еще одним преимуществом препаратов, помимо стоимости, является то, что они помогают получить продукт нужного качества в любое время года. Предположим, мы знаем, что морскую рыбу трудно ловить летом и что рыба часто разбегается из-за жаркой погоды. Затем весной мы готовим рыбу, чтобы наши гости могли наслаждаться ею летом.
Здесь также все сводится к планированию и составлению бюджета: чем больше ресторан ориентируется на использование сезонных продуктов и блюд, тем ниже себестоимость блюд, выше операционная прибыль и тем больше интерес гостей, поскольку меню часто обновляется.
⛓ Исключите посредников. Мы прилагаем все усилия для сокращения количества контрагентов. В идеале мы покупаем напрямую, то есть у тех, кто выращивает или ловит свою продукцию самостоятельно. Например, мы заказываем морепродукты с Камчатки или Мурманска. Такой подход помогает снизить расходы на питание и сохранить его доступным для гостей, поскольку нет необходимости платить наценки на каждом этапе цепочки закупок. Самый простой способ поиска товара «из первых рук» — через Mercury, где вы можете увидеть историю товара.
Как организовать сотрудничество с поставщиками и государственными системами
Производителя можно найти не только в Mercury, но и в Honest Sign: там также зафиксирован весь путь товара. Saby Presto помогает упростить взаимодействие с государственными системами. В программу входят Меркурий, Маркер и ЕГАИС. Вы можете использовать их в одном окне, не переключаясь между личными аккаунтами разных сайтов. Это экономит время и позволяет избежать ошибок.
В Presto можно вести учет бутылок и порционного алкоголя, отменять ветеринарную документацию по партиям или по отдельности, подписывать УПД с маркированными товарами в один клик и сканировать коды во время продажи.
Встроенный юридически обоснованный электронный документооборот позволяет отправлять заказы поставщикам и получать счета-фактуры непосредственно в системе, без необходимости использования бумажных носителей. Чтобы упростить планирование расходов, Presto самостоятельно анализирует продажи и остатки, формирует заказы, сравнивает предложения поставщиков и выбирает тот, у которого лучшая цена и лучшее время.
Надежда Беляева, эксперт по автоматизации бизнес-процессов в HoReCa
🚛 Централизованные закупки. Вот секрет выживания этой сети ресторанов: вместо того, чтобы размещать несколько небольших заказов в разных ресторанах, объедините их в один большой заказ и получите более выгодную сделку. Если агентство только одно, но, например, у вас есть друзья, которые закупают необходимую продукцию оптом, вы можете попросить их заказать ее для вас. Это также будет более выгодно из-за большого объема, даже если они фактически перепродадут заказанные вами товары с наценкой.
🔄 Используйте ресурсы компании с разных сайтов, чтобы сэкономить на заработной плате. Мы стараемся централизовать большую часть процесса приготовления: разделку рыбы, мытье овощей, приготовление десертов и выпечку хлеба.
Например, если нам нужно испечь хлеб для четырех магазинов, мы не нанимаем четырех пекарей, а выполняем всю работу с помощью одного специалиста. Тому есть две причины. Во-первых, не у всех есть необходимая нам квалификация. Во-вторых, на выпечку хлеба для одного, четырех или десяти ресторанов уходит примерно одинаковое количество времени. При таком подходе мы платим немного больше за логистику, чтобы сэкономить значительную сумму денег на фонде заработной платы каждого агентства.
Или представим, что нам нужны сложные приготовления — приготовления, требующие участия более двух человек. Чтобы сэкономить на расходах на подбор персонала, вы можете просто делегировать эту задачу компании, которая занимается такого рода подготовкой.
Saby Presto упрощает составление бюджета и планирование. Владелец имеет полный контроль над финансовой ситуацией в любой момент времени и видит только текущие цифры: сколько денег в кассе и в банке, каковы депозиты и какие приобретения совершаются. Программа отслеживает денежный поток, сравнивает данные по периодам и разбивает их по точкам продаж. Более 20 готовых отчетов облегчают принятие управленческих решений.
Больше интересных статей здесь: Диета.
Источник статьи: Где ресторан теряет прибыль .
